Det er svært at indrette et storrumskontor, fordi man skal balancere modstridende behov. Medarbejdere har brug for samarbejdsmuligheder, men også ro til fordybelse. Og det kan være vanskeligt at kombinere i det samme rum. Lyd og visuelle forstyrrelser kan reducere produktiviteten, og individuelle behov for lys, temperatur og arbejdspladsens indretning varierer. Samtidig kræver et godt design en gennemtænkt organisering, der understøtter både teamsamarbejde og privatliv.
Derfor er der mange der tager kontakt til en professionel indretningsarkitekt, der specialiserer sig i erhvervskontorer. Men, hvis du har mod på det, er det faktisk muligt selv at indrette et storrumskontor. Du kan nemlig finde inventar, kontormøbler, akustikløsninger, køkkenudstyr og meget andet online, bl.a. hos Makeoffice.dk, som også har et showroom i Aarhus.
Planlægningen af indretningen af et nyt storrumskontor til din virksomhed indebærer flere trin for at sikre, at rummet opfylder både virksomhedens mål og dine medarbejdernes behov. Arbejdsprocessen kan opdeles i følgende faser:
1. Analysefasen
Behovsafdækning: Kortlæg som det første medarbejdernes typer arbejdsopgaver, deres arbejdsstil og deres behov for samarbejde og ro. Dette kan du gøre gennem samtaler, workshops eller spørgeskemaundersøgelser.
Rumforhold: Vurder de eksisterende forhold som størrelse, lys, akustik, ventilation samt installationer som el, vand og afløb.
Virksomhedens mål: Identificer de strategiske mål for kontoret, f.eks. at fremme samarbejde, effektivitet eller trivsel. Derudover skal du vurdere behovet i fremtiden, så der er mulighed for at vokse organisationen.
2. Konceptudvikling
Zonering: Opdel lokalerne i forskellige funktionelle zoner såsom reception, samarbejdsområder, stillezoner, mødelokaler og fællesarealer.
Layoutplan: Skab en overordnet plan for placering af arbejdspladser, mødeområder og fælles faciliteter.
Designprincipper: Bestem æstetiske og funktionelle retningslinjer, f.eks. valg af møbler, farveskema og belysning.
3. Detaljeplanlægning
Indretning og møblering: Vælg møbler og udstyr, der understøtter ergonomi og fleksibilitet. Efter en akustik-vurdering kan du også overveje om nogle af møblerne skal være med akustiske fordele.
Tekniske løsninger: Planlæg belysning, akustikforbedringer og teknologisk infrastruktur, såsom stikkontakter, Wi-Fi og skærmvægge.
Personalisering: Overvej individuelle behov, som justerbare skriveborde eller privatlivsskærme.
4. Implementering
Koordinering: Samarbejd med leverandører, håndværkere og teknikere for at sikre, at alt udføres som planlagt.
Inddragelse af medarbejdere: Informer medarbejderne om ændringer og giv dem mulighed for at give feedback. Jo mere medarbejderne er involveret, jo mere har de investeret i det nye kontor, og vil dermed være mere tilbøjelig til at tage godt imod de ændringer, som de måske ikke er enig i.
5. Evaluering og tilpasning
Feedbackindsamling: Evaluér medarbejdernes tilfredshed og funktionaliteten af kontoret efter indflytning.
Justeringer: Foretag nødvendige ændringer baseret på feedback, f.eks. justering af lydisolering eller flytning af møbler.
Denne proces sikrer, at storrumskontoret bliver et miljø, der fremmer produktivitet og trivsel.
Denne simple proces skulle gerne give dig blod på tanden til selv at kaste dig ud i projektet “nyt storrumskontor”. Selvom det er muligt selv at gøre det, skal du vide at der ligger mange timer i det. Så uddeleger nogle af opgaverne til dine medarbejdere, så de også er en del af projektet. Du kan ofte få gratis hjælp og råd med på vejen, der hvor du køber inventar til kontor.
